CENA DE HERMANDAD 2024. COMUNICADO A LAS COLEGIADAS Y COLEGIADOS

En relación con la organización de la cena del Colegio prevista para el viernes 14 de junio y, conocedores del malestar por los distintos asuntos que nos habéis planteado derivados del número de asistentes, la admisión y del procedimiento de ordenación de las solicitudes de asistencia y, considerando de modo realista, las posibles opciones, con los argumentos que en este Comunicado se exponen, la Junta de gobierno ha resuelto: 

CELEBRAR UNA SEGUNDA CENA DE HERMANDAD PARA EL VIERNES 28 DE JUNIO CON IDÉNTICAS CONDICIONES A LA CENA DEL 14 DE JUNIO.

En el siguiente comunicado que se publica de manera simultánea a éste, se detallan los procedimientos de solicitud, plazos y forma de pago para esta ocasión que, como veis, son iguales al anterior.

Dada la complejidad y carga de trabajo que conlleva la organización de cada una de estas celebraciones es esencial que seamos respetuosos manteniendo la fecha elegida, lo que nos permitirá la admisión de otros 500 compañeros y por lo que, no se permitirán cambios o renuncias y nueva solicitud, etc. lo que haría imposible cuadrar los comensales, los desplazamientos y que ambas cenas tengan una alta y similar asistencia.

CUESTIONES QUE DEBEMOS RESPONDER SOBRE LAS DECISIONES TOMADAS

En estos días, hemos recibido de manera verbal y por correo algunos escritos que agradecemos y que nos han permitido replantear qué servicios colegiales son valorados por todos. La cena de Hermandad es, sin duda, un evento del mayor interés por cuanto tiene de encuentro y celebración.

Baste señalar que el aforo fijado de 550 asistentes se completó casi en la primera hora del plazo de solicitud dispuesto.

Mantuvimos abierta la inscripción por tener una aproximación a la demanda y llegamos a más de 800 solicitudes, siendo conscientes de que algunos compañeros pasadas las primeras horas ya no la cursaron, lo que nos refuerza en la decisión pues calculamos que sobre 1000 colegiados estaremos interesados en asistir.

El pasado año, también tuvimos problemas en este sentido, pues se ofertó una capacidad final de 500 comensales - en base la participación anterior que fue de 408 colegiados - y fue claramente insuficiente. La Junta de Gobierno emitió un Comunicado que se os mandó por SMS y se publicó en la web del Colegio, dando cuenta de estos asuntos y respondiendo a los mensajes recibidos el 18 de mayo de 2023.

Además, para hablar de estos problemas y hacer propuestas de mejora os convocamos a todos a una reunión presencial y online para el 17 de octubre de 2023, a la que acudimos los siete miembros de la Junta, seis compañeras más en la sede y dos compañeras jubiladas de Almansa que se conectaron online.

En esta reunión, se propuso pedir condiciones y presupuesto en el hotel Beatriz de Albacete. Tened en cuenta que muy muy pocos hosteleros tiene capacidad para atender una cena de 800 a 1000 personas y de este nivel. Se comentó y se descartaron otros dos establecimientos en San Pedro y en Quintanar por la distancia y tiempo de autobús, lo que nos llevaría a muy avanzada la noche para el inicio de la cena.

Con la gerencia del Beatriz, tuvimos varios contactos, incluido uno personal en nuestra sede para intentar llegar a un acuerdo satisfactorio que no fue posible. El precio era de 120 euros sin servicios de transporte y postcena pero sobre todo, el menú de aperitivos y principal que se nos ofrecía - y que ponemos a vuestra disposición- era de menor calidad para este precio y con parte de platos preelaborados. A nuestro juicio, no era una buena decisión de gasto.

También, mantener o no la cena y los aspectos del diseño de la Cena colegial se incluyeron en el Orden del día de la Asamblea General  Colegial del 18 de marzo de 2024, donde tuvimos una muy escasa asistencia de colegiados. La Memoria, documentos y presupuesto están publicados en la web para vuestra consulta como en años anteriores.

• El LUGAR ELEGIDO: LOS CHOPOS, LA GINETA.
• Se consideró la magnífica valoración que se hizo de los aspectos hosteleros: calidad de la comida y vinos; la recepción y aperitivo; el servicio de mesas, los espacios de jardín y salones, la exclusividad, la integración en el precio de “barra libre” y el servicio de transporte en autobús, entre otros.
• La reserva del evento se hace, dadas las fechas de su celebración y su envergadura, con muchos meses de antelación pues es tiempo de bodas y comuniones.
• EL PROCEDIMIENTO
• El sistema se idea en un soporte on-line para evitar colas y esperas en la sede, amén de la dificultad de ordenar mesas con las particularidades de cada grupo. Consideramos que cumplimentar los datos precisos en un formulario es un avance en eficiencia y seguridad en todos los pasos de este procedimiento. Manejar un formulario on-line para participar en un evento y hacer pagos mediante trasferencia individual o grupal es algo de uso común. Además, se permite la reserva presencial para cubrir situaciones específicas en un colectivo diverso.
• Abrir un plazo de solicitud y registrar la marca temporal para ordenar nos parece mejor que el sorteo y desde luego, que otras opciones restrictivas que nos habéis planteado como "que no vayan los del año anterior" o "que no asistan los enfermeros jubilados" o "que no participen los recién graduados - 1, 2 o 3 años -". Todas estas han sido rechazadas de plano por la Junta de Gobierno.
• Estar trabajando o hacerlo en un centro u otro en el momento de la apertura del plazo es una condición igual para todos al ser mediante formulario online. Hicimos un anuncio días antes. Cambiamos también al formulario individual, pues el año pasado se quedaron fuera grupos enteros, si alguien o su portavoz se retrasó en el envío, hemos tratado de evitar este conflicto.
• Ordenar las mesas y delegar en vosotros la composición -quienes y cuántos- además de favorecer la reunión, nos permite ser más ágiles y evita errores derivados de peticiones y comentarios telefónicos al personal administrativo.
• Económicamente, la cena supone un importante desembolso que debe ser correctamente controlado.

• LAS GARANTÍAS DE TRANSPARENCIA
• Cada solicitud tiene una marca temporal: día, hora y minuto. Cada uno de nosotros puede verse en su orden.
• El listado de admitidos ordenado con su marca temporal se publica en la web y mediante un mensaje para que podáis enlazarlo y verlo, por supuesto. Este listado, tiene que respetar las normas de protección de datos que, como sabéis protegen e impiden que publiquemos listas de personas con todos los datos que puedan ser capturadas para otros fines. De modo que veréis la identidad por DNI adaptado y número de colegiado junto con los datos de registro de su solicitud.
• El listado de reservas se publica también por igual procedimiento y reglas.
• Finalmente, tendremos sendos listados de comensales para la cena del 14 de junio y para la cena del 28 de junio.
• Se hacen las comprobaciones de cumplimiento de requisitos -estar colegiado, al corriente de pago – y se retiran excluidos y posibles duplicados. Están estipuladas las normas de pago y de colegiación que serían causa de exclusión.

Por último, la Junta de gobierno quiere señalar:

Que en esta cena no hay invitados o personas de instituciones que, desde la Junta hayamos incluido.

Que somos conscientes de que la evaluación de la organización de esta cena y las propuestas de mejora en todos los aspectos son necesarias y de agradecer.

La gran carga de trabajo que para el personal administrativo de nuestro Colegio supone gestionar, cuadrar, comprobar y ordenar estos dos eventos, por lo que apelamos al ser respetuosos y facilitar nuestros datos de manera correcta.

Y como siempre, que, para cualquier pregunta, consulta o petición están disponibles en la sede, por correo o por teléfono.

Las compañeras del grupo de ocio y cultura que se encargan con su tiempo, trabajo e ilusión en que esta cena sea siempre un éxito, consideran positivamente que los compañeros con ideas y propuestas os incorporéis a este grupo de tanta actividad y responsabilidad.

La Junta de Gobierno os proponemos que, de nuevo, el diseño de la Cena colegial del próximo año se trate en un punto específico del Orden del día de la próxima Asamblea colegial donde aportemos y debatamos los aspectos organizativos y de servicio de este evento.

15 de mayo de 2024

LA JUNTA DE GOBIERNO

DEL COLEGIO OFICIAL DE ENFERMERÍA DE ALBACETE