CENA DE HERMANDAD 2023. COMUNICADO A LAS COLEGIADAS Y COLEGIADOS

En relación con la organización de la cena del Colegio prevista para el viernes 26 de mayo y, conocedores de los asuntos que nos habéis planteado derivados de la admisión y del procedimiento de ordenación de las solicitudes de asistencia, la Junta de Gobierno quiere informaros y dar respuesta a las siguientes cuestiones:

1. El LUGAR ELEGIDO

1. 1. El número de asistentes a la Cena de Hermandad de este Colegio se fijó en un aforo inicial de 450 comensales. Este número se calcula en base a la participación anterior que fue de 408 colegiados.
   2. Se consideró la magnífica valoración que se hizo de los aspectos hosteleros: calidad de la comida y vinos; la recepción y aperitivo; el servicio de mesas, los espacios de jardín y salones, la exclusividad, la integración en el precio de “barra libre” y el servicio de transporte en autobús, entre otros.
   3. La reserva del evento se hace, dadas las fechas de su celebración y su envergadura, con muchos meses de antelación pues es tiempo de bodas y comuniones.

2. EL PROCEDIMIENTO

1. 1. El sistema se idea en un soporte on-line para evitar colas y esperas en la sede, amén de la dificultad de ordenar mesas con las particularidades de cada grupo. Consideramos que cumplimentar los datos precisos en un formulario es un avance en eficiencia y seguridad en todos los pasos de este procedimiento. Manejar un formulario on-line para participar en un evento y hacer pagos mediante bizum y trasferencia grupal es algo de uso común. Además, se permite la reserva presencial para cubrir situaciones específicas en un colectivo diverso.
   2. Ordenar las mesas y delegar en vosotros la composición -quienes y cuántos- nos permite ser más ágiles y evita errores derivados de peticiones y comentarios telefónicos al personal administrativo.
   3. Económicamente, la cena supone un importante desembolso que debe ser correctamente controlado. Pensad que, manteniéndonos el restaurante el precio/persona del año anterior, hablamos de 54.000 euros, de los que 11.250 euros de nuestra aportación, antes, se recogían directamente en persona en el Colegio entregando resguardo, etc.

3. LA COMUNICACIÓN

1. 1. El primer mensaje SMS se manda el 27 de abril, titulado: "información interesante Cena de Hermandad”. Contiene la petición de que se vayan preparando vuestros propios grupos con una persona responsable; de precio, día, lugar y de la próxima apertura del formulario de inscripción.
   2. El viernes 12 de mayo se os envía el mensaje SMS anunciado y se abre el plazo para el registro de solitudes a través del formulario online y también en la sede.

4. LA SITUACIÓN

1. 1. Es imprevisible para esta Junta de Gobierno que el deseo de participar de esta cena haya sido tan multitudinario. El lunes día 15 de mayo a las 10 horas de la mañana, el aforo de 450 personas se había completado.
   2. Decidimos entonces, recoger las peticiones que siguen llegando, asignado un orden en lista de espera que será el de la hora con minuto en que se ha recibido en el correo colegial la solicitud individual o de grupo. Todas los correos están guardados en el Colegio y a vuestra disposición.
   3. Se hacen las comprobaciones de cumplimiento de requisitos -estar colegiado, al corriente de pago – y se retiran excluidos y posibles duplicados.

5. LAS ACTUACIONES

1. 1. El martes mantuvimos una reunión con el hostelero para tratar el aumento del aforo en cuanto fuera posible, manteniendo los servicios y la calidad que teníamos contratada. Convinimos en aumentar hasta su límite de 100 cubiertos más, con su provisión y transporte. Abrir un segundo salón contiguo.
   2. Al final de la tarde, incorporamos a este centenar más de compañeros por riguroso orden de entrada. Somos entonces 550 colegiados ordenados en una lista, para la cena.
   3. Lamentablemente, es imposible poder aumentar este aforo.

6. ADMISIÓN

1. 1. El jueves 18 de mayo y hasta completar la lista de 550, la secretaría del Colegio se comunicará con la persona responsable de cada mesa en la dirección de correo electrónico que haya puesto la reserva. Se comprobarán los datos de participantes y se pedirá el justificante de pago del grupo en plazo.
   2. Terminada la admisión de los 550 comensales y, si hubiese alguna renuncia o impago, se llamará al primer grupo en reserva por si desean incorporarse a la cena.

Finalmente, la Junta de gobierno quiere señalar que todas las reclamaciones presentadas por las diversas causas y motivos apuntados en ellas serán contestadas personalmente.

Que en esta cena no hay invitados o personas de instituciones que, desde la Junta hayamos incluido.

Que somos conscientes de que la evaluación de la organización de esta cena y las propuestas de mejora en todos los aspectos son necesarias y de agradecer.

Las compañeras del grupo de ocio y cultura que se encargan con su tiempo, trabajo e ilusión en que esta cena sea siempre un éxito, consideran positivamente que los compañeros con ideas y propuestas os incorporéis a este grupo de tanta actividad y responsabilidad.

La Junta de gobierno os proponemos que el diseño de la Cena colegial del próximo año, se trate en un punto específico del Orden del día de la próxima Asamblea colegial donde aportemos y debatamos los aspectos organizativos y de servicio de este evento.

18 de mayo de 2023

LA JUNTA DE GOBIERNO

DEL COLEGIO OFICIAL DE ENFERMERÍA DE ALBACETE